Las facturas expedidas y recibidas en formato electrónico tendrán la consideración de factura electrónica, aunque hubieran sido emitidas originalmente en papel.
La Agencia Tributaria, en su consulta vinculante V2891-18, de 8 de noviembre de 2018 ha aclarado el concepto de factura electrónica. Las facturas expedidas y recibidas en formato electrónico tendrán la consideración de factura electrónica aunque hubieran sido emitidas originalmente en papel y posteriormente digitalizadas por el proveedor. Para ello deberán haberse recibido en formato PDF por correo electrónico.
Las facturas deben garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Esta garantía puede ser bien a través de una firma electrónica avanzada o bien mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), u otros medios que los interesados hayan comunicado a la Administración con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Para que una factura pueda ser considerada como factura electrónica se exige que sean recibidas en formato pdf. por correo electrónico con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor.
Corresponde siempre tanto al obligado a la expedición de la factura como al destinatario de la misma durante todo el periodo de conservación, determinar el método o sistema que garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas, mediante métodos o sistemas que deberán basarse en los controles de gestión adecuados a la naturaleza de la empresa y sus procedimientos habituales y permitan crear una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Debe garantizarse que las facturas documenten operaciones reales y que estás no han sido modificadas o manipuladas.
Además, los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada. En estos casos, no existe la obligación de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos.
