ESTRATEGIA

Despliegue de objetivos

Poner en práctica aquello que ha determinado conseguir o alcanzar la empresa (Objetivos), a través de su modelo organizativo.

DEFINIR Y CONCRETAR LOS OBJETIVOS

Áreas, procesos, unidades de negocio, …

Aunque resulte una obviedad, el primer paso para poder hacer un adecuado despliegue de los objetivos de la empresa, comienza en su correcta definición y concreción.

Los objetivos estarán correctamente definidos si cumplen con las siguientes características:

Específicos

  • ¿Qué? Concreto, evitar utilizar verbos imprecisos como: revisar, evaluar, conocer; comprender, saber, … y utilizar verbos de acción: medir, diseñar, producir, etc.
  • ¿Quién? Función, persona o cargo responsable del objetivo.
  • ¿Dónde? Área, departamento, proceso, proyecto, unidad de negocio, etc..
  • ¿Cuándo? Limitación temporal de consecución del objetivo.
  • ¿Cómo? Recursos necesarios para poder alcanzar el objetivo propuesto.

Medibles

Que sea posible cuantificarlos (Metas), y así valorar si se han alcanzado.

Realizables

Debe ser posible lograrlos con los medios y capacidades disponibles.

Realistas

Que sea posible alcanzarlos en el tiempo y forma previsto.

Limitado en tiempo

Debe fijarse el periodo de tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos.

Estos objetivos deberían ser “negociados” y/o “consensuados” con la función, persona o cargo que asuma la responsabilidad de obtenerlos.

A cada objetivo definido deberemos asociar un indicador que nos permita medir el grado de avance que estamos alcanzado en el tiempo.

Ejemplo de definición de objetivo

  • Objetivo: Medir la satisfacción de un colectivo.
  • Meta: Alcanzar un porcentaje de satisfacción de un 85% de las personas encuestadas.
    Disponer de una muestra representativa de mas del 50% del colectivo.
  • Herramienta: Encuesta de satisfacción.
  • Indicador: Pregunta 8: ¿Se siente usted satisfecho?

PLANIFICAR LAS ACCIONES

Necesarias para alcanzar los objetivos establecidos.

Definir acciones

En un ejercicio de corresponsabilidad entre la dirección general y las personas responsables de alcanzar los objetivos, determinarán aquellas acciones necesarias para su consecución.

Partiendo del marco definido anteriormente, en cuanto a criterios, metas, nivel de detalle y fechas de realización, cada responsable de los objetivos definirá junto con su equipo de colaboradores las acciones a desarrollar, en su ámbito de responsabilidad, definiendo las responsabilidades a diferentes niveles, y procediendo cada una de ellas al despliegue de estas, y continuando, en un proceso de cascada, hasta el nivel de equipos o personas.

Una vez realizado el despliegue a todos los niveles necesarios, cada responsable de estos niveles presentará el diseño del despliegue realizado al responsable del objetivo, analizándolo conjuntamente, hasta llegar a un consenso sobre su contenido e idoneidad.

Para el desarrollo de esta parte clave del despliegue de los objetivos, las personas responsables recogerán en un documento (Ejemplo Anexo1 y Anexo2), la información resultante de su despliegue y acuerdo con la dirección en el desarrollo de las acciones para alcanzar los objetivos.

VER ANEXO 1
VER ANEXO 2

Ejemplo de despliegue de objetivos

  • Objetivo: Reducir producto no conforme en producto estándar de enclavamiento.
  • Meta: Reducir un 8% sobre el último año (Último año: rechazo 18% – objetivo año actual: rechazo 10%).

  • Elementos: Objetivos de reducción de rechazo por fabricación de elementos.

    • Llaves 4,5% reducción.
    • Cilindros 8% reducción.
    • Cerraduras con bulón 9% reducción.
    • Cerraduras para celda 14% reducción.
    • Intercambiadores 12% reducción.
    • Electromecánicas 0,5% reducción.
  • Secciones:

    • Línea 1 (llaves y cilindros) 12,5% (plan específico de reducción).
    • Línea 2 (Cerraduras) 23% (plan específico de reducción).
    • Proveedores intercambiadores 12% (plan específico de reducción).
    • Proveedor Electromecánicas 0,5% (plan específico de reducción).
  • Seguimiento objetivo:

    • Reunión periódica de seguimiento hasta alcanzar el objetivo (10% de rechazo).

ESTABLECER UN CUADRO DE MANDO

Indicadores de seguimiento.

Con el fin de facilitar el tratamiento de los datos e información que generan las diferentes actividades relacionadas con los objetivos y su despliegue, la dirección ha de definir unas pautas de seguimiento y herramientas de control.

VER ANEXO 3

Pautas de seguimiento

Con la periodicidad establecida por la dirección se realizará un seguimiento de los resultados de los indicadores principales definidos para los objetivos. La periodicidad de seguimiento puede estar determinada por la sensibilidad del indicador asociado al objetivo (dato diario, semanal, quincenal, mensual, etc.), o por las pautas ya establecidas de seguimiento que realiza la dirección con su equipo.

Herramienta de control (Cuadro de mando)

El cuadro de mando definido por la dirección para realizar el seguimiento de los reportes de los diferentes responsables de los objetivos debe circunscribirse a dicha información, siendo la obligación de los responsables de los objetivos, la de poner en contexto los resultados obtenidos.

Los responsables de los objetivos dispondrán a su vez, de información de control del despliegue de las acciones a los diferentes niveles (paneles de control o cuadros de mando por nivel de despliegue), de tal manera que cualquier desviación que se detecte a través del indicador principal, pueda ser seguida a través de indicadores secundarios que acerquen o señalen la trazabilidad del origen de la desviación.

SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS​

Redefinir, ajustar, modificar, anular, …

La información que nos proporcionan los cuadros de mando y/o paneles de control a través de los indicadores y datos que aportan, debe servir para la toma de decisiones.

Cuanto mejor sea la información de que disponemos, mejores decisiones podremos tomar.

Las reuniones de seguimiento son claves:

  • Para tomar decisiones junto con los responsables de los objetivos, cuando la información proporcionada por los indicadores no está alineada con los resultados esperados.

  • Para informar a la dirección de decisiones tomadas, como consecuencia de situaciones no deseadas, en el seguimiento de los objetivos y que no podían esperar a la reunión de reporting.

Objetivos

Al final del ejercicio económico o del Plan de gestión, siempre nos vamos a encontrar con situaciones en las que es muy importante la información de que disponemos para plantear el punto de partida del siguiente Plan:

  • Objetivos desechados durante el ejercicio y que se pudieran proponer para el siguiente, o no.

  • Objetivos a los que les queden acciones pendientes por desarrollar y que irán directamente al siguiente Plan de gestión.
  • Objetivos que han desarrollado todas sus acciones y que no han alcanzado las metas definidas, se plantearán nuevos objetivos en el siguiente plan.
  • Objetivos alcanzados y que han mejorado las metas inicialmente propuestas.

RESULTADOS

¿QUÉ PUEDO CONSEGUIR?

  • Criterio para definir los objetivos de la empresa.

  • Descripción de pautas para planificar un despliegue a diferentes niveles.

  • Cuadro de mando de los objetivos de la empresa.

  • Establecimiento de pautas de seguimiento de los resultados del despliegue de objetivos a través del cuadro de mando.

  • Identificación de acciones de mejora como resultado del seguimiento de los resultados de los objetivos.

  • Ejemplos de fichas a utilizar para recoger los objetivos y realizar su despliegue, seguimiento y mejora.

  • Ejemplo de Cuadro de mando de una empresa.

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