PERSONAS
Matriz de polivalencias
Herramienta de gestión de la productividad del personal que debe dotar a la empresa de información sobre la capacidad de su equipo de trabajo para la toma de decisiones, aportando flexibilidad, mejora continua en la productividad y un elemento de mejora en la Gestión de sus Personas.
Vicente Ruiz, Socio-Director del Área de Consultoría
v.ruiz@sayma.es
CONCEPTO
¿Qué es la Polivalencia?
POLIVALENCIA: capacidad para trabajar en puestos diferentes, desempeñar diferentes funciones, poner en práctica diferentes conocimientos o competencias, cumpliendo los estándares de calidad y productividad definidos.
Competitividad en el mercado
Un aspecto necesario para ser competitivo en la actualidad es reducir al máximo posible la dependencia que se tenga respecto de un trabajador por ser el único poseedor de un conocimiento.
Para alcanzar este objetivo resulta fundamental disponer de información sobre el estado actual de la plantilla en términos de capacidades (para ocupar un puesto, desempeñar una función, poner en práctica un conocimiento o competencia, usar una tecnología, etc.) para, a partir de este dato, incrementar el nivel de polivalencia del equipo.
Esto se consigue ofreciendo la formación adecuada al número suficiente de trabajadores para un determinado puesto, función, conocimiento o tecnología.
Formación interna
Un aspecto importante de una organización es que exista la menor dependencia posible respecto a un trabajador. Esto se consigue mejorado la capacitación de todo el personal y dotar de la formación adecuada al suficiente número de trabajadores en una determinada función. De esta manera, la ausencia de un trabajador no afectará al funcionamiento de la organización.
Los operarios multifunción son un elemento esencial en cualquier sistema de producción ajustada, ya que nos permite ajustar y adaptar la capacidad de un proceso productivo a las necesidades de producción o sustituir a un trabajador en caso de ausencia sin que se resienta el funcionamiento del equipo o empresa, maximizando así la eficiencia de la fuerza de trabajo.
CONCEPTO
¿Qué es la Matriz de polivalencia?
La Matriz de Polivalencia es la herramienta que nos permite conocer, medir, evaluar y tomar decisiones en relación con la capacidad de versatilidad de nuestro equipo. Visualmente nos proporciona la relación entre los requisitos necesarios de un puesto (o función, conocimiento, técnica) y las capacidades actuales de los trabajadores.
Nos ofrece la información necesaria para saber en qué puestos de trabajo somos más o menos dependientes y vulnerables ante un imprevisto y a qué personas es necesario formar, reforzar o guiar para que transmitan sus conocimientos al resto de compañeros.
Pimeros pasos
Por ello, el punto de partida fundamental para realizar una Matriz de Polivalencia es disponer de una muy completa y actualizada descripción de los puestos de trabajo y/o la descripción detallada de los procesos productivos.
Esta herramienta se construye mediante un cuadro de doble entrada donde se relacionan los diferentes puestos (funciones, conocimientos, técnicas…) de una unidad organizativa (equipo, departamento, área o empresa) frente al total de trabajadores que forman dicha unidad organizativa.
Resultados de la matriz
Dependiendo del número de trabajadores, se puede tener una matriz de toda la empresa, o segmentar por diferentes unidades organizativas.
El cruce de dicha matriz nos dará como resultado la polivalencia tanto de cada trabajador como de cada puesto (función, conocimiento o técnica) y supondrá un diagnóstico de nuestras posibilidades de flexibilidad y versatilidad que deberá servir como punto de partida para la toma de decisiones relacionadas directamente con la formación, reubicación, planes de carrera, contratación y/o desvinculación. Y de una manera indirecta, deberá servir para vincular dichas decisiones con objetivos relacionados con el incremento de productividad por incremento de la capacidad, reducción de costes y mejora de la flexibilidad ante imprevistos.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Matriz de polivalencias.
IDENTIFICAR
Principales funciones, conocimientos, competencias, técnicas, manejo de máquinas.
EVALUAR
Capacidad de cada persona de un equipo, área o departamento.
TRATAMIENTO
Analizar polivalencias por Persona / Equipo, y Función / Conocimiento / Competencia.
MEJORA
Plan de mejora de la Polivalencia por Persona / Equipo o por Función / Conocimiento / Competencia.
