Un paso más allá en la digitalización en el ámbito notarial y otros.

Ley 11/2023 de 8 de mayo

Antxoka Gorostiza

Abogado – Área Legal

A un sector en ocasiones tan inmovilista como es el legal le ha llegado la hora, y de forma muy paulatina, a pequeños sorbos, el “futuro” (que en otros sectores sería equivalente a la época cuaternaria) nos va visitando y parece que es para quedarse. Internet arriba y está imponiendo una lógica telemática que posibilita lo que en otros sistemas es una anciana realidad. De esta forma, los padres legisladores, en su ardua y prudente -a veces con parsimonioso celo – labor, han publicado en el BOE el pasado día 9 de mayo, la Ley 11/2023 de 8 de mayo para normativizar un salto digital, estimamos que cuantitativo y cualitativo, en una carrera por avanzar hacia el espíritu contemporáneo que empezó tiempo atrás y que es lenta pero persistente y que tiene el reto aún de alcanzar una realidad comercial, mercantil y jurídica que, en general, corre a paso ligero.

El cambio pretendido a través de la Ley 11/23 es plural, modifica muchas nomas, entre ellas: la Ley de Sociedades de Capital, el Código de Comercio, La Ley Hipotecaria y la Ley del Notariado….

Así, se regulan diversos aspectos en dichas normas, legislando, entre otros extremos, sobre la creación o mejora de herramientas y protocolos, principalmente en el ámbito digital. Ello, siempre con el ánimo de impulsar la agilidad en el tráfico jurídico-mercantil, y de esta forma, favorecer el acceso de la ciudadanía a la información notarial y registral telemáticamente, con una mayor coordinación entre el Notaría – Registro, cuyos sistemas/plataformas de información y coordinación se decreta que habrán de ser compatibles, alcanzando también esta compatibilidad a la Administración de Justicia… esto es, redondear y favorecer el flujo circular de información entre sus principales agentes.

Sin embargo, la nueva norma tiene prisa por iniciar su camino y se determina en la misma una entrada en vigor casi inmediata, 10 de mayo de 2023 en el caso de la reforma de la Ley de Sociedades de Capital, 9 de mayo en el caso del Código de Comercio y Ley Hipotecaria, y 9 de noviembre de 2023 para la Ley del Notariado…

Paralelamente, una pregunta retórica nos surca la mente, ¿Se alcanzará el objetivo a la fecha o, como todo cambio de calado, llevará su tiempo de adaptación hasta el funcionamiento previsto en la ley? Pues, a nuestro juicio, puede ser que ambas, y que potencialmente tengamos los instrumentos y canales digitales propios y sin embargo, en diversidad de ocasiones, principalmente teniendo en cuenta el factor humano, se ralentice su óptima marcha.

Así las cosas, nos centramos en la reforma obrada sobre la Ley del Notariado y su principal novedad de cara a la ciudadanía y a al tráfico jurídico-mercantil, por ser ésta la que mayor impacto puede tener de cara al usuario medio. A este respecto, parece que a los fedatarios públicos esta reforma no les ha sorprendido y por su parte, muestran muy avanzada su preparación para acoger las disposiciones normativas.

Según la reforma, ¿Qué documentos podrá el ciudadano para firmar electrónicamente ante Notario sin que sea precisa su presencia física en Notaría?

Resumimos brevemente y sin profundizar haciendo una reseña generalista que habría de analizarse caso por caso:

Pólizas mercantiles (ámbito financiero principalmente…).
Constitución de Sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase, cualquier acto societario (En el caso de aportaciones de socios al Capital, sólo en el caso de las dinerarias)
Poderes para la representación procesal, actuación ante las Administraciones Públicas y los que sean para actos concretos. Nunca para los poderes generales o preventivos.
Revocación de poderes (excepto generales o preventivos).
Cartas de pago y cancelaciones de garantías.
Actas de Junta General y actas de referencia en sentido estricto.
Testimonios de legitimación de firmas.
Los testamentos en situación de pandemia declarada.
Declaración de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad´.
División de Propiedad horizontal.
La conciliación.
Aquellos otros actos que se establezcan reglamentariamente.

Todo lo anterior, siempre que el Notario no interprete que, por la especialidad del caso, se precise la intervención presencial de los firmantes .

Sabiendo del hecho de que cabe la posibilidad, ¿Ahora, cómo llevarlo a efecto?

En principio la norma ha establecido un procedimiento simple que se basa principalmente en asegurar los siguientes factores:

La identidad de los firmantes y/o su representación.
Su capacidad jurídica y legitimación.
La adecuación a la legalidad del acto o negocio jurídico que vaya a formalizarse.
Por supuesto, la invariabilidad del documento firmado.

Lo anterior, se consigue a través del siguiente protocolo:

En primer lugar, el otorgante, tras elegir el Notario deseado (respetando los límites territoriales y de materia que se prevean normativamente) a través del portal creado por el Consejo General del Notariado para facilitar las relaciones electrónicas con el Notariado, se pondrá en contacto con la notaría en cuestión, donde deberá acreditar su identidad electrónicamente a través de cualquiera de los sistemas previstos en la legislación vigente.
Identificado el compareciente y corroborada su capacidad jurídica y legitimación del mismo por el notario a través de la documentación proporcionada por la plataforma, el otorgamiento del documento público electrónico se realiza mediante videoconferencia, donde el otorgante puede dar lectura íntegra al documento.
Tras ello otorgante/s y notario firman electrónicamente el documento.

Tras la firma, el ciudadano podrá obtener copia simple o autorizada (cuya matriz tendrá su réplica en papel y electrónica, ambas versiones con el mismo valor) del documento público electrónico en cuestión a través de la sede electrónica notarial previamente aludida.

Un paso paralelo en la digitalización se llevará a cabo en los Registros de la Propiedad y Mercantiles, en una plataforma de coordinación e información igualmente compatible con la creadas por el Consejo General del Notariado y la Administración de Justicia. De esta forma ,se dotará al ciudadano de la capacidad de acceder en todo momento a la situación del proceso de elevación a público y registro del acto otorgado electrónicamente, u obtener la información precisa inmobiliaria o mercantil en la que se muestre un interés legítimo. Todo ello, enmarcado en un círculo de información en la que la Autoridad Judicial pueda coordinar en lo que corresponda con los otros dos agentes, todo en interés del ciudadano.

En definitiva, un paso más para la normalización del acceso por parte del ciudadano al Notariado, Registro y Justicia a través de medios electrónicos tan arraigados en su día a día en otros sectores como es el comercio y que, hasta ahora, se resistían.

Ante este cambio de proporciones considerables en ciernes, y el deber de adaptar al nuevo sistema toda la información contenida hasta entonces en otros formatos, ya hay voces autorizadas que prevén una ralentización de los servicios en los tres ámbitos afectados, Notariado, Registro y Justicia, que por el bien de todos esperemos no acaezcan finalmente o queden minimizados.