Libros contables 2020
Modalidad de presentación de libros y Legislación aplicable
1. Legalizacion de los libros contables
La presentación de los libros a legalizar del ejercicio 2020 se realizará obligatoriamente vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Procedimiento
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- El programa de Contabilidad, debe poder EXPORTAR o transformar los listados de los libros que se vayan a legalizar a un formato preferiblemente PDF o bien, en su defecto, a un formato Excel (hoja de cálculo).
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- Este fichero PDF, se ha de recuperar o importar utilizando obligatoriamente la aplicación informática del Registro Mercantil “LEGALIA 2” que se encuentra gratuitamente en internet en el siguiente enlace:
https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas
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- La utilización del programa “LEGALIA 2” viene explicada en el manual que se puede descargar gratuitamente en el siguiente enlace:
https://www.registradores.org/documentacion-y-descargas/manuales-y-descargas
2. Legalizacion de los libros no contables
Los libros NO contables (libro de actas, registro de socios, registro de acciones nominativas,…) también se deberán legalizar obligatoriamente vía telemática.
Procedimiento libro de actas
El acta o actas de las juntas de accionistas celebradas durante el ejercicio 2020 deberán escanearse para crear un fichero PDF.
Seguidamente, ese fichero PDF generado se trasladará como cualquier otro libro contable a través del programa “LEGALIA 2” y se legalizará como un libro más junto con el resto de los libros contables tal y como queda explicado en el manual de “LEGALIA 2”.
La Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios dispone lo siguiente:
Instrucción Sexta:
En ejercicios abiertos a partir del 29.09.2013 se procederá al cierre de los libros de actas mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
Si en los libros encuadrenados en blanco se han transcrito asientos contables, contratos o actas de un ejercicio iniciado a partir del 29.09.2013, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
Instrucción Octava:
En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
Instrucción Novena:
En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
Instrucción Décima:
Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, no podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con posterioridad al 29.09.2013.
A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre.
En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
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