El Secretario no Consejero del consejo de administración: Un enfoque práctico, conveniente y actualizado
Guillermo Arce
Socio – Director. Área Legal de Sayma
En el régimen societario español actual, es plenamente admisible y conveniente que el cargo de Secretario del Consejo de Administración sea desempeñado por una persona que no ostente la condición de consejero.
Esta posibilidad se apoya de forma expresa en la Ley de Sociedades de Capital, que permite que el secretario y, en su caso, el vicesecretario, no sean miembros del consejo, así como en la doctrina consolidada de la Dirección General competente en materia registral.
Para las sociedades cotizadas, además, las funciones del secretario se alinean con las mejores prácticas de gobierno corporativo impulsadas por la CNMV, sin que ello desnaturalice su aplicabilidad, por analogía, al resto de sociedades de capital.
Marco legal y registral vigente
La Ley de Sociedades de Capital prevé que el Consejo de Administración designe un secretario y, en su caso, un vicesecretario, que podrán no ser consejeros.
Esta previsión faculta al propio Consejo, y no a la Junta General, para el nombramiento y cese del Secretario, salvo que los estatutos dispongan otra cosa.
En la práctica, el secretario no consejero carece de derecho de voto en el Consejo, sin perjuicio de su participación en las deliberaciones cuando sea oportuno y de su deber de asesorar en Derecho y velar por la regularidad formal y material de los acuerdos.
Desde el punto de vista registral, el Reglamento del Registro Mercantil reconoce las facultades certificantes del secretario del órgano colegiado de administración con independencia de que sea o no consejero, lo que garantiza la plena eficacia de sus certificaciones a efectos societarios y registrales.
Esta posición se ha visto reiterada por la doctrina de la antigua Dirección General de los Registros y del Notariado, hoy Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, que ha confirmado la validez del secretario no consejero para todas las sociedades de capital.
Doctrina administrativa relevante
La doctrina administrativa ha sido consistente en admitir y perfilar la figura del secretario no consejero.
En particular, se ha señalado que el cargo puede ser ostentado por persona ajena al consejo, con plenitud de funciones certificantes y fedatarias internas, y que no existe precepto que imponga que el secretario deba ser consejero cuando el órgano de administración sea un consejo. Asimismo, se ha puesto en valor que el secretario no administrador puede ser designado atendiendo a sus conocimientos profesionales o a los méritos contraídos en la organización, siendo frecuente que, por su relación profesional con la sociedad, asuma labores de asesoramiento y contribuya de forma estable al buen funcionamiento interno del órgano.
Estas consideraciones, reiteradas por la Dirección General, se han mantenido vigentes tras los cambios orgánicos en el Centro Directivo y continúan informando la práctica registral actual.
Nombramiento, cese y régimen de funcionamiento
Como regla general, el secretario no consejero es nombrado y cesado por el propio Consejo de Administración mediante acuerdo adoptado por mayoría, salvo previsión estatutaria en sentido distinto. El nombramiento tiene vocación de permanencia mientras no medie cese o renuncia, sin necesidad de ratificación en cada sesión. En caso de vacante, ausencia o enfermedad, el vicesecretario, si lo hubiere, o la persona designada ad hoc por el Consejo, asumirá las funciones correspondientes conforme a los estatutos o a los usos del órgano.
Es recomendable que los estatutos y el reglamento del Consejo, cuando exista, definan con claridad el procedimiento de designación y cese, el régimen de sustituciones, las funciones nucleares y las reglas de independencia funcional del secretario, especialmente en sociedades de mayor complejidad organizativa.
Funciones y responsabilidades: cumplimiento, gobernanza y seguridad jurídica
El secretario no consejero actúa como garante de la legalidad formal y material de las actuaciones del Consejo, así como de la integridad del proceso deliberativo y decisorio. Entre sus funciones habituales se encuentran la convocatoria, preparación y apoyo documental de las sesiones; la verificación del quórum y de la adecuada configuración de mayorías; la redacción y custodia de las actas; la expedición de certificaciones de acuerdos; y la coordinación con asesores externos y con los órganos de control interno.
Más allá de la función fedataria interna, el secretario profesionaliza el cumplimiento societario del órgano de administración. Aporta criterio técnico en Derecho mercantil y societario, identifica requisitos legales y estatutarios aplicables, alerta sobre riesgos de nulidad o impugnación de acuerdos, y promueve buenas prácticas de gobierno corporativo. En sociedades cotizadas, su papel se expande a la vigilancia del cumplimiento de las normas de mercado, de los reglamentos internos del Consejo y de las recomendaciones del Código de Buen Gobierno de la CNMV; en sociedades no cotizadas, estas prácticas sirven de referencia para elevar el estándar de gobernanza y transparencia.
Conveniencia para el Consejo y para los consejeros
La designación de un secretario no consejero con perfil jurídico senior reduce de manera significativa los riesgos legales y reputacionales asociados al funcionamiento del Consejo. Contribuye a ordenar los trabajos del órgano, a fortalecer la trazabilidad y defensa de sus decisiones, y a asegurar que la adopción de acuerdos se produzca con la información suficiente y dentro de los parámetros legales y estatutarios.
Para los consejeros, la existencia de un secretario independiente en sus funciones es una garantía de que los procedimientos se siguen correctamente y de que las obligaciones de diligencia y lealtad encuentran un cauce operativo y documentado.
Recomendaciones prácticas para órganos de administración
A efectos de robustecer la figura, resulta aconsejable que el Consejo:
- Defina por escrito el perfil, funciones y principios de actuación del secretario, con referencia a su independencia funcional y a su deber de elevar advertencias cuando aprecie irregularidades.
- Prevea, en estatutos o en el reglamento del Consejo, el régimen de nombramiento, cese y sustitución, así como el acceso a la información y a los asesores necesarios para el desempeño del cargo.
- Asegure una adecuada formación continua del secretario en materia societaria, de gobierno corporativo, cumplimiento normativo y, en su caso, normativa de mercados de valores.
- Documente de forma rigurosa los acuerdos y la deliberación, preservando la confidencialidad y la integridad de los archivos y certificaciones.
En suma, la figura del secretario no consejero, claramente habilitada por la legislación vigente y respaldada por la doctrina registral, aporta un valor decisivo al buen gobierno y a la seguridad jurídica del Consejo de Administración. Su correcta selección y encaje normativo elevan el estándar de cumplimiento y reducen la exposición a contingencias legales de la sociedad y de sus consejeros.
