Factura electrónica obligatoria: principales novedades, plazos y obligaciones para empresas y profesionales

Victor Etxeberria
Socio Economista Director Área Fiscal

Un nuevo modelo de facturación entre empresas y profesionales

La obligación nace de la Ley 18/2022 («Crea y Crece») y se desarrolla en el Real Decreto 238/2026 y en la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, que pone en marcha el calendario.

La principal novedad es que, cuando la obligación le alcance, un PDF enviado por correo electrónico ya no servirá como factura. Las facturas deberán emitirse en un formato estructurado que permita su tratamiento automático, y una copia llegará a la Agencia Tributaria.

La obligación alcanza a todo empresario o profesional que facture a otro empresario o profesional establecido en España, sin umbral mínimo. Por tanto, también afectará a los autónomos que tengan un solo cliente empresa.

Quedan fuera:

• Las ventas a particulares.
• Las facturas simplificadas o tiques, salvo las cualificadas.
• Los clientes no establecidos en España.
• Los mercados eléctrico y de gas y las operaciones liquidadas a través de las cámaras IATA.

Calendario de implantación

Hasta que la obligación le alcance, la factura en PDF sigue siendo válida si su cliente consiente recibirla así.

¿Qué deberán hacer quienes emitan facturas?

Las facturas deberán emitirse en un formato estructurado conforme al estándar europeo EN 16931. Los formatos previstos son UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Por tanto, un PDF no será suficiente.

La factura podrá enviarse mediante una plataforma privada o a través de la solución pública de la Agencia Tributaria.

Cuando se utilice una plataforma privada, esta deberá remitir simultáneamente una copia fiel a la Agencia Tributaria.

Además, cada factura llevará un código único formado por el NIF del emisor, la serie y el número, y la fecha.

¿Y quienes reciben las facturas?

Las empresas y profesionales que reciban facturas deberán identificar su punto de entrada, es decir, por dónde quieren recibirlas. Si no lo hacen, las recibirán a través de la solución pública.

Además, en un plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde que se produce cada hecho, deberán comunicar:

• A su proveedor: si aceptan o rechazan la factura y, después, el pago completo.
• A la Agencia Tributaria: el rechazo de la factura y el pago completo, con su fecha y la fecha de vencimiento.

Ante la Agencia Tributaria, la factura que no se rechaza se presume aceptada. Ante el proveedor, la aceptación también se comunica.

Mayor control sobre los plazos de pago

Esta es la novedad más relevante del nuevo modelo: por primera vez, el retraso en el pago deja de ser un asunto entre proveedor y cliente y pasa a ser un dato de la Administración.

Con esa información, la Agencia Tributaria conocerá los plazos reales de pago, y los datos alimentarán el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada y su listado de incumplidores.

Los autónomos y las entidades en atribución de rentas de hasta 8 M€ dispondrán de un año más, hasta el 6 de octubre de 2029, para comunicar estados y pagos. Las sociedades, por pequeñas que sean, no.

La solución pública de la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria pondrá a disposición de empresas y profesionales una solución pública gratuita.

Contará con un formulario web para emitir facturas de una en una y funcionará como repositorio de todas las facturas entre empresas.

Se accederá con certificado electrónico y, en los formularios, también con Cl@ve.

Para que su asesor pueda actuar por usted, deberá otorgarle un apoderamiento en la Agencia Tributaria.

Qué pasa si no se cumple

Hoy no existe una sanción específica y clara por no emitir en formato electrónico o no comunicar los pagos. Pero no es inocuo.

Las empresas que pagan tarde aparecerán en el listado de morosos, y desde 2022 las sociedades que incumplen los plazos de pago de la Ley 3/2004 no pueden obtener ayudas públicas de más de 30.000 € (art. 13.3 bis de la Ley General de Subvenciones).

Con la factura electrónica, ese dato será fácilmente verificable.

Una oportunidad para avanzar en la digitalización

Junto a las nuevas obligaciones, la factura electrónica puede aportar ventajas en la gestión.

Bien implantada, puede ayudar a cobrar antes, reducir la introducción manual de facturas y automatizar la contabilidad y la tesorería.

Además, el sistema avanza hacia un estándar europeo. Desde el 1 de julio de 2030, la normativa europea ViDA exigirá factura electrónica en las operaciones con otros países de la UE, y los sistemas nacionales deberán converger antes de 2035.

El objetivo puede resumirse en un principio sencillo: un dato, un envío y varias Administraciones.

Cinco cuestiones que conviene revisar antes de que termine 2026

La adaptación debe abordarse con antelación

La factura electrónica obligatoria supone un cambio relevante tanto en los sistemas de facturación como en los procedimientos internos de empresas y profesionales: aceptación de facturas, circuito de pagos, confirming y compensaciones.

Conviene revisarlos con tiempo para afrontar las nuevas obligaciones dentro de los plazos previstos.