Auditorías internas. Herramienta para la mejora
Mikel Garcia
Consultor – Área Consultoría de SAYMA.
Las auditorías internas son una práctica habitual en las organizaciones avanzadas, como elemento que contribuye a la mejora permanente de su gestión. Así lo reconocen también la mayoría de las normas y referenciales en que se basan los sistemas de gestión certificables, al incluir como requisito su realización periódica.
Lo encontramos en normativas de carácter general sobre calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información, … así como en normas más específicas de carácter sectorial, como pueden ser las de automoción, sector alimentario, transporte público de pasajeros, aeronáutica, forestal,…
Estas auditorías de sistema, que tienen un alcance global a nivel de la organización, a menudo se complementan con otras más específicas, de alcance más reducido, cuya metodología y contenido se aproxima más a las propias de una verificación o inspección. Así, se realizan también auditorías de proceso, auditorías por capas, auditorías de producto, de 5 eses, de cliente misterioso, …
Toda auditoría incluye como fases principales las siguientes:
- Preparación y planificación de la auditoría
- Realización de la auditoría, incluyendo actividades de análisis y verificación, diálogo y observación
- Redacción y presentación del informe de auditoría
- Conclusiones y propuesta de acciones correctivas
Como se ve, esta secuencia incorpora todas las etapas de un ciclo de mejora PDCA, y refuerza su consideración como una actividad dinámica y orientada a la acción, especialmente en su última fase, mediante la que se debe promover e impulsar la incorporación de los cambios necesarios para que la organización mejore.
Tan importante como detectar los eventuales incumplimientos es analizar su impacto y sus efectos en la eficacia del sistema. Esto debe hacerse con un adecuado enfoque en los procesos de la organización, evaluando cómo estos contribuyen al logro de los objetivos de la empresa y a la mejora de su desempeño en general.
Toda auditoría requiere obtener información de las personas, y aquí el factor humano es determinante para una comunicación adecuada. La interacción personal es una cuestión que debe cuidarse al máximo.
En ocasiones, una mala praxis al llevarse a cabo de forma improvisada y por personal sin la adecuada formación, puede originar comportamientos y actitudes defensivas que dificultan su realización y muchas veces cierran la puerta a cualquier posibilidad de mejora.
Es fundamental que la auditoría se lleve a cabo con naturalidad y en un ambiente de confianza. Lo contrario sería tan absurdo como hacerse un chequeo médico ocultando información, mintiendo acerca de nuestros comportamientos o aportando datos falsos.
Aunque nadie hay mejor que uno mismo para conocer cómo deben llevarse a cabo las actividades que forman parte de su trabajo, los errores, en su mayor parte, se cometen de forma inconsciente. La realización de ciertas actividades, especialmente si tienen carácter más o menos rutinario y en un entorno que para el personal de la empresa resulta cotidiano, favorece en ocasiones una sensación de aparente control y dominio de la situación que puede llevar a descuidar la atención y el rigor requeridos. Esto frecuentemente se acentúa con la necesidad de atender problemas y urgencias puntuales del día a día, y puede acabar conduciendo a que se asuman como tolerables situaciones de incumplimiento e ineficiencias que en sí mismas son inadmisibles. De ahí la importancia de que en la auditoría se respete la debida independencia con respecto a las cuestiones auditadas, para que su resultado sea objetivo e imparcial.
Abordar las auditorías internas con ayuda profesional externa, ayuda a evitar las dificultades comentadas, facilita analizar las cuestiones desde una perspectiva más amplia, y asegura también su objetividad.
Si lo hacemos con una firma de consultoría reconocida, tendremos además la posibilidad de enriquecer la auditoría con recomendaciones de mejora basadas en buenas prácticas de gestión contrastadas a través de la experiencia, siempre que esto sea pertinente, y respetando en cualquier caso a la empresa como máxima protagonista en la gestión de las acciones correctivas que decida acometer. La colaboración externa profesional deberá garantizar asimismo el tratamiento seguro y confidencial de la información gestionada durante todo el proceso de la auditoría.
De este modo, al efecto de mejora resultante de la realización de auditorías de forma recurrente, se añade la posibilidad de un aprendizaje permanente entre quienes ejercen la auditoría y las personas auditadas, generándose como beneficio añadido, el derivado de este aprendizaje mutuo.
Así lo entendemos desde Sayma, con la experiencia atesorada a lo largo de años de colaboración con nuestros clientes en la realización de multitud de auditorías internas, por parte de un consolidado equipo de Consultoría.
