De acuerdo a la normativa en vigor en el territorio, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

Lo anterior se traduce en que las empresas deben llevar un libro diario en el que registrar la contabilidad de sus operaciones económicas y financieras. Como consecuencia del registro de dichas operaciones económicas y financieras obtendrán el libro de inventarios y balances, formulando posteriormente las cuentas anuales de la entidad. La periodicidad de dichas cuentas anuales comprenderá el ejercicio económico de la sociedad, que será por regla general, de doce meses, coincidiendo habitualmente con el año natural, aunque no necesariamente.

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. No podrán utilizarse abreviaturas cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, o la práctica mercantil de general aplicación.

La contabilidad deberá hacerse expresando los valores en euros.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante SEIS AÑOS, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Los Administradores de las Sociedades tienen obligación de formular las Cuentas Anuales en un plazo máximo de tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

Las sociedades mercantiles están obligadas también, a llevar un libro de actas en el que hagan constar todos los acuerdos adoptados por las juntas generales ordinarias y extraordinarias y los demás órganos colegiados de la sociedad.

La legislación mercantil, en los artículos 25 a 41 del Código de Comercio, obliga a todas las empresas, ya sean Sociedades, Empresarios Individuales ó Comunidades de Bienes a Legalizar en el Registro Mercantil de su domicilio social (que puede no coincidir con el fiscal), los libros de contabilidad.

Los empresarios presentarán los libros de contabilidad que obligatoriamente deben llevar el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio social, para su legalización, y obligatoriamente vía telemática, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En general, el plazo termina el 30 de abril.

• Diario de contabilidad
• Inventario y Cuentas Anuales
  • Sumas y Saldos (Inventario).
  • Balance de Situación
  • Cuenta de Pérdida y Ganancias
  • Memoria anual
  • Estado Cambios Patrim. Neto (*)
  • Estado Flujos Efectivo (*)
  • (*) voluntario en PYMES y Abreviadas.

Por su parte, los libros NO contables (libro de actas, registro de socios, registro de acciones nominativas,…) también se deberán legalizar obligatoriamente vía telemática.

Las Cuentas Anuales de las empresas incluyen: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. El estado de cambios en el patrimo- nio neto y el estado de flujos de efectivo son voluntarios en aquellos casos en los que se aplique el PGC para Pymes o en el caso de que, aplicando el PGC, la sociedad haya optado por presentar sus cuentas anuales en forma- to abreviado. Para poder presentarlas en este formato abreviado, las empresas deberán cumplir los mismos límites en cuanto a importe del total de las partidas de activo, cifra anual de negocios y número medio de trabajadores empleados que las PYMES señalado anteriormente.

De acuerdo con lo establecido en el art. 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta de Socios, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil, las cuentas anuales, y en su caso, las consolidadas del grupo. Los administradores presentarán también el Informe de Gestión si fuera obligatorio y que incluirá, cuando proceda, el estado de Información No Financiera(EINF), y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría de cuentas.